Olá pessoal, estou aqui mais uma vez para falar um pouco sobre Prevenção de Perdas, desta vez o tema inventário, na verdade como fazer um inventário de mercadorias.
O que é inventário?
O que seria da prevenção de perdas sem esta importantíssima ferramenta. O inventário nada mais é do que o confronto feito entre estoque físico e contábil. Estoque que temos em loja e estoque sistêmico, a diferença encontrada é justamente a perda. Essa perda encontrada é chamada de perda não-identificada.
Existem diversos tipos de inventários. Portanto, vamos focar no inventário físico de estoque, o mesmo pode ser realizado de varias maneiras. Algumas empresas preferem inventário terceirizado, outras optam por inventário com equipe interna, sem falar naquelas que escolhem por mesclar os dois. Porém seja qual for a escolha da empresa o apoio da prevenção de perdas é incondicional.
O inventário não deve ser surpresa
É importante saber que aquele mito que inventário não podia ser avisado e que o gestor tinha que ser pego de surpresa não pode existir. Porque o inventário é importantíssimo e deve ter uma preparação como o Professor Ivan Moreira bem ressaltava nas suas aulas.
“O intervalo entre inventários é uma escolha também das empresas, mas cabe ao setor de prevenção ajudar a escolher a melhor opção”
Eu prefiro inventários gerais trimestrais pra se começar um bom trabalho de prevenção de perdas. No entanto o amadurecimento e a acuracidade dos inventários também depende dos inventários parciais, que é um inventário especifico numa determinada área. Aonde temos um intervalo maior, podendo ser semanal, quinzenal e mensal em um ciclo continuo.
Como podemos definir os inventários parciais?
Como eu sempre digo não existe receita pronta, cada loja tem sua realidade. O meu ponto critico pode não ser o seu ponto critico. Portanto a primeira coisa que devemos fazer é um inventário geral. Ele deve ter auditoria da equipe de prevenção de perdas nos produtos de alto risco (uísque, cervejas, carnes, queijos, vinhos e outros).
O mais importante é que a empresa determine um checklist de preparação de inventários. Onde devem ser definidos diversos aspectos como data pra avisar a equipe de quando será o inventário, assim também como para avisar aos demais setores. Principalmente o setor comercial, que deve programar as compras e entregas para que pelo menos dois dias antes não cheguem mercadorias na loja.
O estoque tem que ter o chamado corte nas entradas, facilitando assim contagens internas, como estoques e câmaras. Fundamental também que todas as requisições internas e demais saídas já tenham sido faturadas antes de começar o inventário.
Antes de começar a contagem verifique sempre se os produtos estão separados por tipos e códigos de barras, para que assim não exista confusão e nem retrabalho. Se a loja não estiver preparada é melhor cancelar o inventário, pois sua acuracidade estará comprometida caso seja feito o contrario.
A importância dos coletores no inventário de mercadorias
É importante na contagem o uso de coletores de dados, para assim facilitar a coleta de informações. Não podemos esquecer de usar placas para determinar a situação de cada seção. Como por exemplo, contado quando a mercadorias esta pronta pra ser coletada e coletado quando a mercadoria já foi coletada. Isso facilita muito a inspeção no decorrer do inventario assim como no seu termino.
O mais importante do inventario, é a apuração do resultado, mas deixarei essa etapa para o próximo artigo. Onde falaremos sobre os relatórios divergências. O foco desse artigo é deixar claro como fazer um inventário de mercadorias e aos poucos ir aprofundando o assunto.
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